エステサロンでは、主に初めてのお客様に対しての情報を取得するためにカウンセリングを行います。本記事では、その際に活用するカウンセリングシートの作成方法や運用の際のポイントを解説します。カウンセリングシートのテンプレートも無料でダウンロードできますので、是非ご活用ください。
【無料】エステ向けカウンセリングシートをダウンロードする目次
エステサロンにおけるカウンセリングシートの役割
エステサロンにおいて、カウンセリングシートはお客様に最適な施術を提供するために活用する重要なツールです。カウンセリングシートの役割は多岐に渡りますが、主に以下の点が挙げられます。
顧客理解の促進
エステサロンのカウンセリングシートは一般的に、お客様の氏名や年齢などの基本情報、肌の状態、アレルギーの有無、既往歴、生活習慣などを記録します。カウンセリングシートを利用してヒアリングすることで、お客様それぞれに対する注意点を聞き漏らしなく記録することができます。記録した情報をもとに適切な施術プランを提案し、お客様にも安心して施術を受けていただける環境を提供できます。
提供サービスの質向
カウンセリングシートにあるお客様の情報やニーズに基づいて、最適な施術プランを作成し提供することができます。また、施術の効果を持続させるためのホームケア方法やおすすめのアイテムなどを提案することができ、施術の質の向上、並びに顧客満足度アップに繋がります。
情報管理の効率化
テンプレートに沿って記録されたお客様の情報を一元管理することで、次回以降の施術に活かすことができます。また、スタッフ間での情報共有が効率的にできるため、スタッフによって対応が違う、以前説明したことをもう一度言わされたなどのお客様の不満も生まれにくく、顧客満足度やリピーター率の向上に繋がります。
エステサロンのカウンセリングシート基本項目
以下に、エステサロンにおけるカウンセリングシートの基本的な項目とその内容をまとめましたのでご参考ください。
【無料】エステ向けカウンセリングシートをダウンロードする顧客の基本情報
- 氏名
- 年齢
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 職業
来店動機・目的
- エステサロンに来店した目的
- 施術を受けたい箇所
- 施術内容の希望
- 予算
- 過去の施術経験
健康状態・既往歴
- アレルギーの有無
- 現在の健康状態（持病、服用中の薬など）
- 過去の病歴や手術歴
- 妊娠の有無
肌・体の状態
- 肌質（乾燥肌、脂性肌、混合肌など）
- 肌の色
- 肌の悩み（シミ、シワ、ニキビ、乾燥など）
- 肌の敏感さ
- 現在使用している化粧品
生活習慣
- 食生活
- 睡眠時間
- 運動習慣
- 喫煙の有無
- 飲酒の有無
その他
- 知りたいことや不安なこと
- 当サロンを知ったきっかけ
エステサロンのカウンセリングシート作成ポイント
エステサロンにおけるカウンセリングシートは、お客様の悩みや要望を正確に把握し、最適な施術を提供するための重要なツールです。作成する際のポイントについて紹介しますので、是非ご参考ください。
【無料】エステ向けカウンセリングシートをダウンロードするカウンセリングの目的を明確にする
カウンセリングシートは、施術内容を決定するための重要な資料です。以下の点を意識して、施術に繋がるカウンセリングシートを作成しましょう。
必要な項目を洗い出し、厳選する
お客様に安心して施術を受けていただくため、また適切な施術をマッチングさせるためにはどのような情報が必要かを考え、まずは質問項目を洗い出しましょう。そこから項目に優先度を付け、必ず必要な項目か、お客様が答えやすいか否かなどを考慮し内容を決めていきましょう。
お客様が答えやすいように工夫する
カウンセリングシートは、お客様とのコミュニケーションツールでもあります。お客様に安心して記入してもらえるよう、以下の点に配慮しましょう。
- 専門用語は避け、わかりやすい言葉で質問する
- 質問項目が多くなりすぎないように、簡潔にまとめる
- 答えにくい質問は選択肢を用意したり、質問の意図を補足する
- お客様のプライバシーに配慮し、個人情報の取り扱いについて明記する
個人情報保護に配慮する
個人情報保護法は、個人情報の取得・利用・管理に関する基本的なルールを定めています。カウンセリングシートで取得する個人情報においてもこの法律を遵守し、適切な取り扱いを行う必要があります。特に以下の点に注意が必要です。
個人情報の安全管理措置
取得した個人情報を適切に管理し、漏洩や滅失、毀損などを防止するために対策を講じましょう。カウンセリングシートを紙で保管する場合は、その保管場所の入退室管理や、扱うスタッフへの個人情報保護に関する教育や研修を実施したり、電子媒体で保管する場合は、不正アクセスや暗号化などの対策などを行う必要があります。
個人情報の第三者提供の制限
取得した個人情報は、原則として本人の同意を得ずに第三者に提供することは禁止されています。例えば、外部の企業に顧客データの分析依頼をするために個人情報を提供した、などは法律違反となるので注意しましょう。また、子会社やグループ会社なども第三者に該当します。第三者提供を行う可能性がある場合は、その旨を規約に記載し同意を取得しましょう。
個人情報の取得時の本人同意
個人情報を取得する際、本人からその取得について承諾を得ることが必要です。これは、個人情報保護法において、個人のプライバシーを保護し個人情報の不正な利用を防ぐために重要な要素とされています。
テンプレートの活用
カウンセリングシートを作成する際、テンプレートを活用することをおすすめします。0から作成するのではなく、テンプレートをもとに編集することによって業務効率化や品質の向上が期待できます。
エステサロンのカウンセリングシート作成時の注意点
エステサロンのカウンセリングシート作成時には、お客様の満足度向上とサロンの信頼性確保のために、様々な点に注意する必要があります。以下に、特に重要な注意点をまとめましたので、参考にしてください。
【無料】エステ向けカウンセリングシートをダウンロードする個人情報保護の徹底
個人情報を取得するからには、個人情報保護法に遵守する必要があります。取得する情報の範囲、利用目的、管理方法などを定めてプライバシーポリシーを作成し、お客様に提示しましょう。 個人情報保護に関する詳しい内容は、このページ内のこちらをご参考ください。
記入しやすさを意識する
項目が多く記入時間が長くなりすぎたり、記述形式が多かったり、専門用語が多いなどお客様にとって記入しにくいカウンセリングシートにすることは避けましょう。また、答えにくいデリケートな質問は避けたり、個室で記入していただくなどのプライバシーに配慮することも重要です。
ヒアリング前提の内容にする
カウンセリングシートは、それをもとにヒアリングを行うコミュニケーションツールとしての側面も持っています。記入いただいた項目について深堀りをすることでお客様のニーズを引き出し、最適な施術プランを提案しましょう。丁寧なヒアリングを行うことでお客様との信頼関係が構築され、リピーター率の向上などにもプラスになります。
定期的に見直し改善する
一度作成して終わりではなく、定期的にカウンセリングシートの内容を見直すようにしましょう。カウンセリングに活かせていない項目は削除や修正をしたり、新たに項目を追加するなど、必要に合わせて項目を更新することをおすすめします。
また、一度カウンセリングシートに記入いただいたお客様でも、長く通っていただいている方には定期的にカウンセリングシートの記入をお願いしましょう。お客様の環境や健康状態などの変化をキャッチするためには重要です。久しぶりに来店された方も同様です。
【無料DL】エステサロン向けカウンセリングシート
本記事でご紹介したカウンセリングシートのテンプレートは下記から無料DL可能です。Excelで作成しているのでカスタマイズも自由にしていただけます。サロン運営に是非ご活用ください。
さいごに
エステサロンのカウンセリングシート作成のポイントや注意点について解説しました。お客様にベストな施術を提供したり、信頼関係を築くためにはカウンセリングシートの運用は欠かせません。チェックシートを活用し、効率的且つお客様に寄り添ったサロン運営を目指していきましょう。
